Quy định mới về chứng nhận lãnh sự, hợp pháp hóa lãnh sự

“Chứng nhận lãnh sự” là việc cơ quan có thẩm quyền của Việt Nam chứng nhận con dấu, chữ ký, chức danh trên giấy tờ, tài liệu của Việt Nam để giấy tờ, tài liệu đó được công nhận và sử dụng ở nước ngoài.

“Hợp pháp hóa lãnh sự” là việc cơ quan có thẩm quyền của Việt Nam chứng nhận con dấu, chữ ký, chức danh trên giấy tờ, tài liệu của nước ngoài để giấy tờ, tài liệu đó được công nhận và sử dụng tại Việt Nam.

Nghị định bao gồm các nội dung cơ bản sau:

1. Về thẩm quyền chứng nhận lãnh sự, hợp pháp hóa lãnh sự

Theo quy định của Nghị định, cơ quan có thẩm quyền chứng nhận lãnh sự, hợp pháp hóa lãnh sự là Bộ Ngoại giao và Cơ quan đại diện của Việt Nam tại nước ngoài. Cụ thể:

- Bộ Ngoại giao có thẩm quyền chứng nhận lãnh sự, hợp pháp hóa lãnh sự ở trong nước. Bộ Ngoại giao có thể ủy quyền cho cơ quan ngoại vụ các tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương tiếp nhận hồ sơ đề nghị chứng nhận lãnh sự, hợp pháp hóa lãnh sự;

- Cơ quan đại diện ngoại giao, cơ quan lãnh sự hoặc cơ quan khác được ủy quyền thực hiện chức năng lãnh sự của Việt Nam ở nước ngoài có thẩm quyền chứng nhận lãnh sự, hợp pháp hóa lãnh sự ở nước ngoài.

Cơ quan, tổ chức và cá nhân có thể đề nghị chứng nhận lãnh sự, hợp pháp hóa lãnh sự giấy tờ, tài liệu của mình hoặc của người khác mà không cần giấy ủy quyền. Hồ sơ đề nghị chứng nhận lãnh sự, hợp pháp hóa lãnh sự được nộp trực tiếp tại cơ quan có thẩm quyền chứng nhận lãnh sự, hợp pháp hóa lãnh sự hoặc thông qua cơ quan ngoại vụ được ủy quyền hoặc gửi qua đường bưu điện. Trường hợp nộp hồ sơ qua đường bưu điện, ngoài lệ phí chứng nhận lãnh sự, hợp pháp hóa lãnh sự theo quy định, người đề nghị chứng nhận lãnh sự, hợp pháp hóa lãnh sự phải trả cước phí bưu điện hai chiều.

2. Về các giấy tờ, tài liệu được miễn chứng nhận lãnh sự, hợp pháp hóa lãnh sự và các giấy tờ, tài liệu không được chứng nhận lãnh sự, hợp pháp hóa lãnh sự.

Theo quy định của Nghị định, các giấy tờ, tài liệu được miễn chứng nhận lãnh sự, hợp pháp hóa lãnh sự gồm có:

- Giấy tờ, tài liệu được miễn chứng nhận lãnh sự, hợp pháp hóa lãnh sự theo điều ước quốc tế mà Việt Nam và nước ngoài liên quan đều là thành viên, hoặc theo nguyên tắc có đi có lại;

- Giấy tờ, tài liệu được chuyển giao trực tiếp hoặc qua đường ngoại giao giữa cơ quan có thẩm quyền của Việt Nam và cơ quan có thẩm quyền của nước ngoài;

- Giấy tờ, tài liệu được miễn chứng nhận lãnh sự, hợp pháp hóa lãnh sự theo quy định của pháp luật Việt Nam;

- Giấy tờ, tài liệu mà cơ quan tiếp nhận của Việt Nam hoặc của nước ngoài không yêu cầu phải hợp pháp hóa lãnh sự, chứng nhận lãnh sự phù hợp với quy định pháp luật tương ứng của Việt Nam hoặc của nước ngoài.

Nghị định cũng quy định các giấy tờ, tài liệu sau đây sẽ không được chứng nhận lãnh sự, hợp pháp hóa lãnh sự:

- Giấy tờ, tài liệu bị sửa chữa, tẩy xóa nhưng không được đính chính theo quy định pháp luật;

- Giấy tờ, tài liệu trong hồ sơ đề nghị chứng nhận lãnh sự, hợp pháp hóa lãnh sự có các chi tiết mâu thuẫn nhau;

- Giấy tờ, tài liệu giả mạo hoặc được cấp, chứng nhận sai thẩm quyền theo quy định pháp luật;

- Giấy tờ, tài liệu có chữ ký, con dấu không phải là chữ ký gốc, con dấu gốc;

- Giấy tờ, tài liệu có nội dung xâm phạm lợi ích của Nhà nước Việt Nam.

3. Trình tự, thủ tục chứng nhận lãnh sự

Người đề nghị chứng nhận lãnh sự nộp 01 bộ hồ sơ gồm:

- 01 Tờ khai chứng nhận lãnh sự theo mẫu quy định;

- Xuất trình bản chính giấy tờ tùy thân đối với trường hợp nộp hồ sơ trực tiếp;

- 01 bản chụp giấy tờ tùy thân đối với trường hợp nộp hồ sơ qua đường bưu điện;

- Giấy tờ, tài liệu đề nghị được chứng nhận lãnh sự, kèm theo 01 bản chụp giấy tờ, tài liệu này để lưu tại Bộ Ngoại giao đối với trường hợp chứng nhận lãnh sự tại Bộ Ngoại giao. Trường hợp chứng nhận lãnh sự tại Cơ quan đại diện của Việt Nam ở nước ngoài là giấy tờ, tài liệu đề nghị được chứng nhận lãnh sự, đã được Bộ Ngoại giao Việt Nam chứng nhận lãnh sự hoặc Chứng nhận giấy tờ, tài liệu được xuất trình tại Bộ Ngoại giao, kèm theo 01 bản chụp giấy tờ, tài liệu này để lưu tại Cơ quan đại diện.

Trường hợp cần kiểm tra tính xác thực của giấy tờ, tài liệu đề nghị được chứng nhận lãnh sự, cán bộ tiếp nhận hồ sơ có thể yêu cầu người đề nghị chứng nhận lãnh sự xuất trình bổ sung bản chính giấy tờ, tài liệu có liên quan và nộp 01 bản chụp giấy tờ, tài liệu này để lưu tại Bộ Ngoại giao.

Đối với các giấy tờ, tài liệu do: Các cơ quan thuộc Quốc hội, Chủ tịch nước, Chính phủ, Tòa án, Viện kiểm sát; các cơ quan hành chính nhà nước Trung ương và địa phương; Cơ quan Trung ương của Đảng Cộng sản Việt Nam, Ủy ban Trung ương Mặt trận Tổ quốc Việt Nam, Tổng Liên đoàn Lao động Việt Nam, Hội Liên hiệp Phụ nữ Việt Nam, Trung ương Đoàn Thanh niên Cộng sản Hồ Chí Minh, Hội Nông dân Việt Nam, Hội Cựu chiến binh Việt Nam, Liên hiệp các tổ chức Hữu nghị Việt Nam, Liên hiệp các Hội Văn học nghệ thuật Việt Nam, Liên hiệp các Hội Khoa học và Kỹ thuật Việt Nam, Liên minh Hợp tác xã Việt Nam, Phòng Thương mại và Công nghiệp Việt Nam; Các tổ chức hành nghề công chứng của Việt Nam; Các cơ quan, tổ chức khác theo quy định của pháp luật lập, công chứng, chứng thực, chứng nhận, iệc chứng nhận lãnh sự được thực hiện trên cơ sở:

- Đối chiếu con dấu, chữ ký, chức danh trên giấy tờ tài liệu được đề nghị chứng nhận lãnh sự với mẫu con dấu, mẫu chữ ký và chức danh đã được thông báo chính thức cho Bộ Ngoại giao; hoặc

- Kết quả xác minh của cơ quan, tổ chức có thẩm quyền của Việt Nam khẳng định tính xác thực của con dấu, chữ ký và chức danh đó.

Thời hạn giải quyết chứng nhận lãnh sự là 01 ngày làm việc, kể từ ngày nhận đầy đủ hồ sơ hợp lệ. Trường hợp hồ sơ có số lượng từ 10 giấy tờ, tài liệu trở lên thì thời hạn giải quyết có thể dài hơn nhưng không quá 05 ngày làm việc.

Trong trường hợp cần kiểm tra tính xác thực của con dấu, chữ ký, chức danh trên giấy tờ, tài liệu đề nghị được chứng nhận lãnh sự thì ngay sau khi nhận hồ sơ, Bộ Ngoại giao có văn bản đề nghị cơ quan, tổ chức có thẩm quyền lập, công chứng, chứng thực, chứng nhận giấy tờ, tài liệu đó hoặc cơ quan, tổ chức cấp trên xác minh. Trong thời hạn 05 ngày làm việc kể từ ngày nhận được đề nghị, cơ quan, tổ chức có trách nhiệm trả lời bằng văn bản cho Bộ Ngoại giao. Ngay sau khi nhận được trả lời, Bộ Ngoại giao giải quyết và thông báo kết quả cho người đề nghị chứng nhận lãnh sự.

Đối với hồ sơ đề nghị chứng nhận lãnh sự được nộp tại Cơ quan đại diện của Việt Nam ở nước ngoài mà cần kiểm tra tính xác thực của con dấu, chữ ký, chức danh trên giấy tờ, tài liệu đề nghị được chứng nhận lãnh sự thì ngay sau khi nhận hồ sơ, Cơ quan đại diện có văn bản đề nghị Bộ Ngoại giao xác minh. Trong thời hạn 02 ngày làm việc kể từ ngày nhận được đề nghị, Bộ Ngoại giao có trách nhiệm trả lời bằng văn bản cho Cơ quan đại diện. Ngay sau khi nhận được trả lời, Cơ quan đại diện giải quyết và thông báo kết quả cho người đề nghị chứng nhận lãnh sự.

Nghị định cũng quy định: Đối với giấy tờ, tài liệu không thuộc diện được chứng nhận lãnh sự theo thủ tục quy định nhưng để tạo điều kiện cho giấy tờ, tài liệu đó được chấp nhận sử dụng ở nước ngoài và theo nguyện vọng của người đề nghị chứng nhận lãnh sự, Bộ Ngoại giao chứng nhận giấy tờ, tài liệu đó được xuất trình tại Bộ Ngoại giao. Việc chứng nhận này áp dụng đối với các giấy tờ, tài liệu sau:

- Các giấy tờ, tài liệu có mẫu chữ ký, mẫu con dấu và chức danh không còn lưu tại cơ quan, tổ chức lập, công chứng, chứng thực giấy tờ, tài liệu có hoặc không thể xác định được;

- Các giấy tờ, tài liệu do chính quyền cũ cấp trước ngày 30 tháng 4 năm 1975.

Hồ sơ, thủ tục và thời hạn giải quyết việc chứng nhận này được thực hiện theo quy định về chứng thực lãnh sự tại Bộ Ngoại giao.

4. Trình tự, thủ tục hợp pháp hóa lãnh sự

Người đề nghị hợp pháp hóa lãnh sự nộp 01 bộ hồ sơ gồm:

- 01 Tờ khai hợp pháp hóa lãnh sự theo mẫu quy định;

- Xuất trình bản chính giấy tờ tùy thân đối với trường hợp nộp hồ sơ trực tiếp;

- 01 bản chụp giấy tờ tùy thân đối với trường hợp nộp hồ sơ qua đường bưu điện;

- Giấy tờ, tài liệu đề nghị được hợp pháp hóa lãnh sự, đã được cơ quan đại diện ngoại giao, cơ quan lãnh sự hoặc cơ quan khác được ủy quyền thực hiện chức năng lãnh sự của nước ngoài chứng nhận;

- 01 bản dịch giấy tờ, tài liệu đề nghị được hợp pháp hóa lãnh sự sang tiếng Việt hoặc tiếng Anh, nếu giấy tờ, tài liệu đó không được lập bằng các thứ tiếng trên;

- 01 bản chụp các giấy tờ, tài liệu đề nghị được hợp pháp hóa lãnh sự và bản dịch để lưu tại Bộ Ngoại giao hoặc Cơ quan đại diện của Việt Nam ở nước ngoài.

Trường hợp cần kiểm tra tính xác thực của giấy tờ, tài liệu đề nghị được hợp pháp hóa lãnh sự, cán bộ tiếp nhận hồ sơ có thể yêu cầu người đề nghị hợp pháp hóa lãnh sự xuất trình bổ sung bản chính giấy tờ, tài liệu có liên quan và nộp 01 bản chụp giấy tờ, tài liệu này để lưu tại Bộ Ngoại giao hoặc Cơ quan đại diện của Việt Nam ở nước ngoài.

Việc hợp pháp hóa lãnh sự được thực hiện trên cơ sở đối chiếu con dấu, chữ ký và chức danh trong chứng nhận của cơ quan có thẩm quyền của nước ngoài trên giấy tờ, tài liệu với mẫu con dấu, mẫu chữ ký và chức danh đã được nước đó chính thức thông báo cho Bộ Ngoại giao hoặc Cơ quan đại diện của Việt Nam ở nước ngoài.

Thời hạn giải quyết hợp pháp hóa lãnh sự như thời hạn giải quyết chứng nhận lãnh sự. Trường hợp mẫu chữ ký, mẫu con dấu và chức danh của cơ quan có thẩm quyền của nước ngoài chưa được chính thức thông báo hoặc cần kiểm tra tính xác thực, Bộ Ngoại giao đề nghị cơ quan này xác minh. Ngay sau khi nhận được kết quả xác minh, Bộ Ngoại giao giải quyết hồ sơ và trả kết quả cho đương sự.

Đối với hồ sơ đề nghị hợp pháp hóa lãnh sự được nộp tại Cơ quan đại diện của Việt Nam ở nước ngoài mà mẫu con dấu, mẫu chữ ký và chức danh của cơ quan và người có thẩm quyền chứng nhận lãnh sự nước ngoài chưa được chính thức thông báo hoặc cần kiểm tra tính xác thực. Cơ quan đại diện đề nghị cơ quan có thẩm quyền của nước ngoài xác minh. Ngay sau khi nhận được kết quả xác minh, Cơ quan đại diện giải quyết hồ sơ và trả kết quả cho đương sự.

5. Chế độ lưu trữ hồ sơ chứng nhận lãnh sự, hợp pháp hóa lãnh sự

Hồ sơ lưu trữ việc chứng nhận lãnh sự, hợp pháp hóa lãnh sự được đánh số theo thứ tự thời gian phù hợp với việc ghi trong Sổ chứng nhận lãnh sự, hợp pháp hóa lãnh sự (theo mẫu quy định). Sổ chứng nhận lãnh sự, hợp pháp hóa lãnh sự được lập dưới hình thức giấy in và có thể quản lý bằng phần mềm trên máy tính. Thời hạn lưu trữ là 10 năm đối với Sổ chứng nhận lãnh sự, hợp pháp hóa lãnh sự, phần mềm quản lý trên máy tính, hồ sơ về các trường hợp giấy tờ giả mạo hoặc cấp sai quy định, các giấy tờ liên quan đến việc xác minh và 03 năm đối với hồ sơ chứng nhận lãnh sự, hợp pháp hóa lãnh sự khác.

Quý vị có thể tham khảo toàn văn Nghị định này tại đây

Luật sư Quản Văn Hào